Инструкция: заполняем форму 4-фсс

Как заполнять, если деятельность приостановлена

Компании приостанавливают ведение деятельности нечасто. В большинстве случаев такая ситуация возникает у некоммерческих организаций, бюджетников «замораживают» намного реже.

Если деятельность субъекта приостановлена, облагаемых начислений в пользу наемных работников нет, необходимо сдавать нулевой 4-ФСС. Даже если в расчетном периоде не было ни одного начисления в пользу штатных работников (к примеру, в некоммерческой организации не было выплат в течение всего 2021 года), отчет все равно предоставьте вовремя.

Никаких исключений чиновники не предусмотрели, нулевой отчет 4-ФСС сдается контролерам в обязательном порядке. За несданную «нулевку» выпишут штраф. Чтобы не допустить применения санкций, придется заполнить титульный лист бланка 4-ФСС и таблицы под номерами 1, 2 и 5.

Способ сдачи 4-ФСС: электронно или на бумаге

Отчет направляется в ФСС:

• По юридическому адресу организации.
• По месту жительства индивидуального предпринимателя.
• По месту учета подразделения, поставленного на отдельный баланс и имеющего собственных сотрудников, которым самостоятельно платит.

Вид предоставления отчета по форме 4-ФСС в текущем квартале определяется среднесписочной численностью сотрудников в 2020 году, за исключением юрлиц или ИП, зарегистрированных в 2021 году. В этом случае учитываются работники, получившие зарплату в этом году. Работодатели с количеством работников более 25 человек обязаны сдавать отчет только в электронной форме посредством интернета. Предоставление отчета в бумажной форме наказывается штрафом в размере 200 рублей. Работодатели с численностью сотрудников не более 25 человек могут выбрать из электронного и бумажного вариантов.

Форма отчетности для ФСС

Отчетность в Фонд социального страхования — это расчет по форме 4-ФСС, в котором фиксируется информация о взносах «на травматизм». Бланк отчета, а также правила его заполнения регламентированы Приказом ФСС от 26.09.2016 г. № 381.

Предполагалась, что в 2021 году форма бланка будет изменена в связи с тем, что именно с этого года по всей стране распространена система прямых выплат через ФСС. Но на данный момент никаких корректировок в отчет не внесено, а потому его нужно формировать на старом бланке.

Однако все же в 2021 году есть некоторые изменения, о чем ФСС указал в Письме от 09.03.2021 г. № 02-09-11/05-03-5777. В частности, с этого года не нужно заполнять:

• строчку 15 в таблице 2;
• таблицу 3.

Предоставим письменный отчет по ошибкам. Анализируем более 30 параметров

• Неправильное указание НДС в документах;
• Отсутствие счетов-фактур, проверка дублей;
• Неправильный учет ТМЦ (пересорт, неверная последовательность прихода и расхода);
• Дублирование элементов (номенклатура, валюты, контрагенты, договоры и счета и т.д.);
• Ошибки во взаиморасчетах («красные» и развернутые сальдо по документам расчетов или договоров на счетах 60, 62, 76.);
• Контроль заполнения реквизитов в документах (контрагенты, договоры);
• Контроль (наличие, отсутствие) движений в документах и другие;
• Проверка корректности договоров в проводках.

Подробнее Заказать

Сроки сдачи расчета 4-ФСС

Сроки сдачи отчета по страхованию «на травматизм» содержатся в п. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ. Но в нормативно-правовом акте не указано, что делать, если срок приходится на выходной день или праздник. Однако есть Письмо Минэкономразвития от 16.09.2011 г. № 3346-19, в котором указано, что в этом случае срок продлевается до первого рабочего дня.

Срок сдачи электронного отчета 4-ФСС

Если 4-ФСС подается в электронном формате, то направить его нужно в течение 25-ти дней по окончании отчетного квартала.

Электронный расчет подают работодатели при среднесписочной численности персонала от 26 человек. Кроме того, электронный документ направляют и вновь созданные организации (в т.ч. через реорганизацию) с численностью от 26 человек.

Срок сдачи бумажного отчета 4-ФСС

Если 4-ФСС подается в бумажном виде, то сдать его нужно в течение 20 дней по окончании отчетного квартала.

Бумажный расчет подают работодатели при среднесписочной численности персонала до 25 человек. Кроме того, бумажный документ направляют и вновь созданные организации (в т.ч. через реорганизацию) с численностью до 25 человек.

Общие сроки сдачи отчета 4-ФСС в 2021 году

При сдаче расчета 4-ФСС в 2021 году нужно ориентироваться на такие сроки:

Подготовка отчета 4-ФСС

Подготовить отчет 4-ФСС можно в сервисе, размещенном на сайте ФСС. Для этого нужно поставить на ПК специальную программу, скачать сертификаты для подписания расчета.

Кроме того, сдать электронный 4-ФСС можно через оператора ЭДО. Для этого обязательно нужно заключить договор и получить ЭЦП. В этом случае после отправки пользователь получает квитанцию о приеме (если отчет принят) или протокол контроля (если отчет не прошел контроль).

Есть еще один удобный вариант — заполнить отчет 4-ФСС в учетной программе 1С, а затем напрямую без выгрузки на компьютер отправить его в ФСС, используя сервис 1С-Отчетность.

Ответственность за несдачу отчета 4-ФСС

Если работодатель не сдаст вовремя отчет 4-ФСС, ему назначат штраф — 5% от размера взносов по расчету, начисленных за 3 последних месяца. Штраф устанавливается за каждый полный и неполный месяц задержки по сдаче отчетности. Максимальная сумма штрафа — 30% от размера этих взносов, а минимальная — 1 000 руб.

Если работодатель обязан сдать электронный 4-ФСС, а подал бумажный, также предусмотрен штраф — 200 руб.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!

Декларация по НДС — изменения с отчётности за 3 квартал 2021 года
Календарь бухгалтера на сентябрь 2021 года

СРОКИ и СПОСОБЫ сдачи отчета

Когда скачали и заполнили форму 4, в пункте 1 статьи 24 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ указано, что сроки сдачи:

• на «бумаге» — не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
• в электронном виде — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Способ сдачи отчетности по форме 4-ФСС представляется по установленной форме следующими способами:

• на бумажном носителе;
• электронно по телекоммуникационным каналам связи.

Отчетность по форме 4 на бумаге сдается:

• лично;
  Необходимо предъявить паспорт

• через своего представителя;
  Представителю необходимо выписать доверенность

• направлен в виде почтового отправления с описью вложения.При отправке отчетности по почте днем его представления считается дата отправки почтового отправления декларации с описью вложения.

Расчеты по форме №4 сдавайте только в электронном виде. Если среднесписочная численность сотрудников страхователя за предыдущий год превышает 25 человек. Такой порядок распространяется и на вновь созданные организации. Численность которых превышает 25 человек.

Организации с меньшей численностью вправе подавать расчеты как на бумаге, так и в электронном виде (п. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В электронном виде расчет в территориальное отделение Фонда можно представить:

• по телекоммуникационным каналам связи (через шлюз приема расчетов в Интернете);
• на внешнем носителе (компакт-диск, флеш-накопитель и т. п.) с электронной подписью.

Чтобы сдавать отчетность в электронном виде. Организация должна приобрести сертификат электронной подписи. У любого аккредитованного фондом удостоверяющего центра. Список удостоверяющих центров размещен на сайте ФСС.

Для подготовки отчетности в электронном виде рекомендуется использовать обновленный электронный портал Фонда. На портале доступны:

1. сервис подготовки формы 4-ФСС. Доступный зарегистрированным пользователям с расширенными правами доступа. Воспользовавшись этим сервисом, такие пользователи могут заполнить расчет. И сохранить его в базе данных портала. При этом обеспечиваются автоматический перенос необходимых данных из отчета за предыдущий период. Вывод подсказок и другой вспомогательной информации. Кроме того, этот сервис позволяет выполнить автоматическую проверку взаимоувязок расчета и его логический контроль;
2. сервис подготовки формы 4-ФСС, доступный любому посетителю без регистрации. Этот сервис позволяет заполнить расчет. И выполнить автоматическую проверку на прохождение логического контроля и взаимоувязок.

В качестве альтернативного варианта для страхователей разработано автоматизированное рабочее место (АРМ) «Подготовка расчетов для Фонда соцстраха». АРМ позволяет подготовить и отредактировать данные расчета. Проверить их и выгрузить в формате xml. Без использования портала. Отправить подготовленный таким образом файл на шлюз приема расчетов. Можно, зашифровав его и подтвердив электронной подписью. Файл АРМ «Подготовка расчетов для ФСС» также доступен для скачивания на сайте Фонда.

Пользоваться этим сайтом и программным обеспечением не обязательно. Большинство спецоператоров электронной отчетности могут самостоятельно зашифровать и отправить расчет 4-ФСС. Все, что нужно сделать организации: выгрузить расчет из своей учетной программы и передать спецоператору. В дальнейшем сданный расчет отобразится на электронном портале ФСС. И будет доступен так же, как если бы был сдан непосредственно организацией.

Расчеты по форме 4-ФСС, которые сдали в электронном виде. Проходят входной форматно-логический контроль. Фонд не примет и вернет на доработку 4-ФСС. Если расчет не соответствует установленному формату. Или ваша электронная подпись недействительна. Если форму отправили в последний день, повторно сдать исправленный вариант организация сможет с опозданием. Отделения Фонда социального страхования рассматривают такое опоздание как несвоевременное представление отчетности и предъявляют штраф.

Определить, что расчет по форме был отправлен в срок. Можно по дате в квитанции о получении расчета.

Инструкция по заполнению 4-ФСС

Итак, все требования к заполнению бланка расчета содержит Прил. № 2 к Приказу ФСС РФ № 381 от 26.09.2016 (ред. от 07.06.2017). Их нужно соблюдать при занесении сведений в бланк расчета, заполняемого вручную, на бумаге, а также при оформлении ее электронного варианта.

Таким образом, при отсутствии нужных показателей табл. 1.1, 3 и 4 не заполняют и не подают. В общем случае показатели записывают по графам по принципу одна графа – один показатель. При их отсутствии по графам проставляют прочерки.

Исправлять ошибки можно, но только установленным порядком. Корректирующие средства использовать для этих целей запрещается. Сначала перечеркивают неправильный показатель. Затем записывают его верное значение. Наконец, рядом проставляется дата внесения правки и подпись страхователя (иного полномочного лица).

Особенности заполнения 4-ФСС

Общий порядок заполнения формы 4-ФСС с примером и пояснениями приведен в Приказе № 381 от 26.09.2016. Представители Фонда социального страхования требуют соблюдать основные правила при составлении отчетной формы по травматизму. Ключевые правила, как заполнить форму 4-ФСС без ошибок:

1. Допустимо заполнение бланка 4-ФСС от руки. Для записей используйте только черные или синие цвета чернил.
2. Все страницы бумажного отчета подписываются руководителем организации с указанием даты подписания. Не забудьте проставить нумерацию страниц в специальном поле вверху.
3. Исправления недопустимы. Если допустили ошибку на одной из страниц, придется ее переписать.
4. Электронный вариант 4-ФСС обязательно удостоверяйте квалифицированной подписью уполномоченного лица учреждения. Электронную форму перед отправкой необходимо проверить в специализированных программах проверки.

Страницы 4-ФСС, на которых отсутствует информация, распечатывать и сдавать в Соцстрах необязательно.

Новый регламент подачи отчетности

Большинство правил предоставления формы 4-ФСС сохранились. Работодатели вправе подавать бумаги лично, по почте и через МФЦ. Для тех, кто перешел на электронную отчетность, предусмотрена возможность подать сведения с помощью сайта Госуслуги.

Отдельно оговорены сроки, в которые сотрудники Фонда оказывают услугу:

• при личном приеме документы примут в день их поступления;
• при поступлении через МФЦ — в день подачи бумаг;
• при обращении через портал Госуслуги — не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем поступления.

Если документы поданы в выходной или нерабочий праздничный день, то их примут в первый рабочий день. В связи с этим рекомендуем не оставлять направление отчетности на последние дни: вы можете не успеть.

Особое внимание обратите на перечень документов, которые сейчас требует ФСС. Поскольку прием документов стал государственной услугой, работодателю, помимо самих отчетов и документов, подтверждающих правильность исчисления страховых взносов, понадобится заполнить специальное заявление об их приеме

Заполнение таблиц 3 и 4 формы 4-ФСС

Эти таблицы не входят в список обязательных. Они заполняются теми работодателями, которые в отчетном периоде расходовали средства ФСС, а именно:

• выплачивали пособия по несчастным случаям и травмам;
• оплачивали лечение работников вредных производств в санаториях;
• финансировали предупредительные мероприятия по охране труда;
• закупали средства индивидуальной защиты.

Если таких расходов в отчетном периоде в организации не было, то заполнять и сдавать этот лист не нужно. На одном листе с таблицей 3 расположена таблица 4, в которой приводят сведения о случаях профессиональных заболеваний и несчастных случаях на производстве за отчетный период. Если такие происшествия были зафиксированы актами, то в этой таблице указывают количество пострадавших работников.

ВАЖНО!

Кто сдает 4-ФСС за 2021 год

Форма 4-ФСС содержит сведения о начисленных и уплаченных «несчастных» взносах на производстве. Ее сдают:

• ООО и АО;
• ИП с наемными работниками;
• адвокаты, нотариусы и иные частнопрактикующие лица, если они выплачивают гражданам вознаграждение, с которого уплачивают взносы в ФСС.

Если деятельности не было, и доход сотрудникам не платился, отчет все равно придется сдать, но с нулевыми показателями. То же самое касается и фирм с единственным учредителем-гендиректором. Подробнее с порядком и образцом заполнения нулевой 4-ФСС можно ознакомиться в этой статье.

ИП без работников 4-ФСС не сдают и не платят взносы в Соцтрах. Однако по своему желанию ИП может зарегистрироваться в ФСС, перечислять туда взносы, и тогда сможет получать пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет. При этом сдавать отчет 4-ФСС не нужно, так как он подается только по наемным работникам.

Назначение и кем был утвержден документ

По окончанию каждого квартала любой работодатель должен заполнять отчетность нарастающим итогом, и впоследствии подавать соответствующую форму в территориальный фонд социального страхования.

Подавать данную форму должны любые частные предприниматели и организации, которые выплачивают деньги за выполнение своих обязанностей своим сотрудникам, и делаются они с целью обеспечения работников защитой от случаев травматизма на работе. При этом стоит отметить тот факт, что за работников, которые трудятся в соответствии с гражданско-правовыми договорами, такая отчетность подаваться не должна.

Если страхователь ведет свою деятельность сразу в нескольких экономических направлениях, каждая из которых облагается собственной ставкой, то в таком случае каждый год нужно до 15 апреля подавать подтверждение только по своему основному виду работы. Помимо этого, требуется также проведение специализированной оценки условий труда, тарифы в которой предусматриваются в размере от 0.2% до 8.5% в зависимости от того, к какому классу они относятся.

Расходы на выплату пособий

Взносы на травматизм. Пособия не облагаются взносами на травматизм. Сумму пособий надо показать в столбце 5 таблицы 6.

Помимо этого суммы выплаченных пособий надо отразить отдельно в таблице 2. Здесь показывают только фактически выплаченные пособия за счет фонда. То есть если бухгалтер рассчитал пособие, но пока его не выдал, то сумму заносить в расчет не надо. Общую сумму расходов на выплату пособий заносят в строку 15 таблицы 1. Этот показатель уменьшает сумму начисленных взносов.

Уточненный расчет

Можно подать, если обнаружили, что в первичном расчете:

• допустили ошибки;
• не отразили или не полностью отразили какие-то сведения;
• указали недостоверную информацию.

При этом обязанность подать уточненный расчет есть только в одной ситуации. Организация занизила суммы страховых взносов к уплате. Во всех остальных случаях подача уточненного расчета – это право. А не обязанность организации. Такой порядок установлен пунктом 1.2 статьи 24 Закона от 24.07.1998 .

Уточненный расчет составляют по форме. Которая действовала в периоде, за который вы выявили ошибки. Номер уточненного расчета укажите на титульном листе в поле «Номер корректировки». Например, если вы впервые уточнили расчет за II квартал 2018 года, поставьте номер 001.

Если возникла недоимка, то предварительно перечислите в фонд остаток взносов и пени. Тогда вам не начислят штраф (подп. 1 п. 1.4 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Организация обязана пересчитать и доплатить взносы. Если фонд повысил тариф из-за смены основного вида деятельности. При этом, когда организация получит уведомление об изменении тарифа. То, скорее всего, расчет за I квартал уже будет сдан. Уточнять его организации не обязательно – пересчет взносов связан не с ошибкой. А с тем, что фонд установил новый тариф. Однако территориальные отделения в некоторых регионах требуют уточнить расчет за I квартал. Поэтому выясните позицию фонда по месту учета организации.

Перерасчет взносов по новому тарифу из-за смены основного вида деятельности покажите в таблице 2 расчета за полугодие:

• по строке 5 «Начислено взносов страхователем за прошлые расчетные периоды» – сумму взносов к доплате;
•  строке 16 «Уплачено страховых взносов» – реквизиты платежного поручения и сумму. Если уже успели доплатить пересчитанные взносы;
• строке 19 «Задолженность за страхователем на конец отчетного (расчетного) периода» – сумму пересчета, если еще не успели доплатить взносы.

В строку 2 «Начислено к уплате страховых взносов» пересчет не вносите. Иначе не сойдутся контрольные соотношения. Показатель «на начало отчетного периода» строки 2 таблицы 2 отчета за полугодие. Он должен быть равен начисленным взносам из графы 3 строки 2 таблицы 2 отчета за I квартал (приказ от 09.03.2017 № 83). Кроме того, неоплаченный пересчет не задолженность, поэтому не указывайте его по строке 20.

Фонд соцстраха может уменьшить тариф взносов «на травматизм». Если у организации изменился основной вид деятельности. Пересчитайте взносы по новой ставке с начала календарного года. Переплату можно вернуть или зачесть в счет будущих платежей (ст. 26.12 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом безопаснее подать уточненку.

В расчете нет специальных строк, где можно указать, как вы пересчитали взносы. Ревизоры из фонда просто не поймут, откуда возникла переплата. Не забудьте поменять тариф взносов на актуальный. Его указываете в строках 5 и 9 таблицы 1 расчета. В таблице 2 уточненки за I квартал укажите:

• по строке 2 «Начислено к уплате страховых взносов» – начисления, пересчитанные по пониженному тарифу;
• строке 9 «Задолженность за территориальным органом Фонда на конец отчетного (расчетного) периода». И строке 11 «За счет переплаты страховых взносов» – сумму переплаты, которая образовалась у организации;
•  строке 16 «Уплачено страховых взносов» – фактически перечисленные суммы взносов.

Как вернуть переплату взносов на «травматизм»

Чтобы вернуть переплату, подайте в фонд заявление по форме 23-ФСС. Уутвержденной приказом от 17.11.2016 № 457. Если решите зачесть переплату в счет будущих платежей, оставьте все как есть. Переплату зачтут автоматически (п. 6 ст. 26.12 Закона № 125-ФЗ). Рассчитывайте взносы, как и раньше, а платите в бюджет меньше, пока переплата не зачтется полностью.

Порядок заполнения расчета за Ⅲ квартал

Для заполнении расчета нужно руководствоваться порядком, который приведен в приложении №2 приказа ФСС РФ № 381 с уточнениями приказа ФСС РФ от 7 июня 2017 г. №275 и в соответствии с письмом Фонда от 09.03.2021 № 02-09-11/05-03-5777 .   При заполнении бумажного варианта расчета необходимо использовать ручку синего или черного цвета, используя печатные буквы. Можно заполнять форму на компьютере.

На каждой странице  страхователю необходимо указать свой регистрационный номер и код подчиненности, Эти данные указаны в уведомлении, выдаваемом  при регистрации страхователя  фонде социального страхования.  Подпись страхователя и дата подписания документа указывается внизу страницы.

На  титульном листе указывается номер корректировки «000», если форма за  квартал сдается первый раз. В дальнейшем, если сдается уточненный расчет, то ставится  «001»,  последующие  уточнении этого же отчета – «002» и т.д. Уточненный  расчет подлежит сдаче по той форме отчетности, которая действовала в тот период, за который выявлены ошибки.

Отчетными периодами признается первый квартал, полугодие, и девять месяцев календарного года, которые соответственно обозначаются «03», «06» и «09». Расчетным периодом признается календарный год, который обозначается цифрой «12».

Страницы  формы надо пронумеровать и  их количество, а также и число страниц приложений (при наличии) указываются на титульном листе.

Денежные суммы в расчете округлению не подлежат, т.е. указываются  в рублях и копейках. Если показатель является  нулевой, то в соответствующей графе ставится прочерк.

Таблица 1 – в ней отражается  расчет базы для начисления взносов на «травматизм». Показатели указываются нарастающим итогом  с начала года, и разбиваются  по месяцам последнего квартала отчетного периода.

Таблица 1.1 — заполняется  страхователями в том случае,  если свои работники на основании договора отправлялись на работу к другим работодателям.  (п. 2.1 ст. 22 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Таблица 2 — расчет заполняется  по данным бухгалтерского учета страхователя о состоянии расчетов по взносам и расходам (не заполняются показатели строки 15 ).

Таблица 3 —  не заполняется и не сдается.

Таблица 4 —  в ней указывается количество  пострадавших  человек от профзаболеваний и от несчастных случаев на производстве. Данные указываются на основании соответствующих актов.  Эта таблица расположена на той же странице, что и таблица 3.

Таблица 5 – указываются  сведения  о результатах специальной оценки условий труда и проведенных медицинских осмотрах работников. В таблице отражается количество рабочих мест, подлежащих оценке, количество работников на вредных условиях  производства и соответственно число оцененных рабочих мест и количество работников, прошедших медосмотры на начало года.

Обращаем внимание на то, что в скачанной форме в excel каждая таблица расположена на отдельной странице файла. Ссылки для скачивания:

Ссылки для скачивания:

Форма 4 фсс за 3 квартал 2021 года в Excel (бланк в редакции приказа ФСС от 07.06.2017 № 275).

Порядок заполнения формы 4 ФСС скачать в формате .doc (приложение №2 к приказу)

Периодичность 4-ФСС — расчетный и отчетный периоды

Платить (и, соответственно, начислять) взносы на травматизм нужно ежемесячно (п. 4 ст. 22 закона № 125-ФЗ). Но это не означает необходимости с такой же периодичностью составлять отчеты по ним. Отчетность создается ежеквартально, формируется нарастающим итогом и позволяет увидеть отражаемые в нем суммы помесячно.

Расчетный период для 4-ФСС — год (п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ). Он разбивается на отчетные периоды, продолжительность которых отсчитывается от начала года поквартально путем добавления очередного квартала.

Отчетные периоды для 4-ФСС (п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ):

• первый квартал;
• полугодие;
• 9 месяцев.

Установление расчетного периода означает, что в таблицу 2 отчета на его начало вносится сумма взносов, отражающая наличие долга по ней за одной из сторон. С учетом этой суммы и данных, накопленных за период отчета, в таблице формируется итоговый результат на конец отчетного или расчетного периода. При этом в каждом из отчетов данные по начислениям, расходам и платежам разносятся по месяцам последнего квартала. Данные предшествующих месяцев в каждом последующем периоде «сворачиваются», что позволяет отчету сохранять компактный вид, несмотря на большой объем данных.

Помесячная разбивка сведений позволяет при необходимости сформировать отчет за любое количество месяцев года. Такая необходимость возникает, если требуется обратиться в фонд за возвратом потраченных за выплаты по соцстрахованию средств, существенно превысивших сумму начисленных взносов.

Расчетный период может быть неполным для года создания или ликвидации/реорганизации (пп. 3-5 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).

Какие санкции предусмотрены за нарушение сроков представления 4-ФСС, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.