Оформление отпуска

Сроки хранения

Формат заявлений на отпуск встречается разный: ежегодный оплачиваемый отдых или день за собственный счет. Объединяет эти документы слово «отпуск», но время хранения у них отличается и зависит от того, к какой работе привлекается персонал предприятия и на какой вид отдыха претендует.

На ежегодный отпуск

Ежегодные графики отдыха составляются в декабре. Не позже чем за две недели до наступления даты по графику сотрудник направляет в отдел кадров заявление на отпуск, подписанное им и согласованное с руководителем. Но какова же его дальнейшая судьба и где должно храниться заявление на отпуск после того, как оно попало в структурное подразделение? Документ остается в отделе кадров до издания приказа, после чего он помещается в архив или личное дело работника.

Согласно ст. 434 перечня, установленного приказом №236 Росархива, эта бумага относится к документации личного состава и хранится 5 лет.

Но есть обстоятельства, при наличии которых время хранения существенно увеличивается:

  1. Если работодатель предусмотрел во внутреннем положении требование о включении заявления и приказа в личное дело сотрудника, то срок составляет 50 лет (или 75, если заявление на отпуск составлено до изменений в законодательстве, то есть раньше 2003 года) в соответствии со ст. 445 приказа №236.
  2. В ситуациях, когда сотрудник привлекается к специфическим условиям труда (вредному или опасному производству, работе на Крайнем Севере), тоже действуют исключения. Эти обстоятельства определяют, сколько хранятся заявления на отпуск в архиве, — 50 или 75 лет соответственно.

На отпуск за свой счет

Иногда сотруднику необходим день за свой счет для решения личных проблем. Отсутствие на рабочем месте в этом случае обязательно оформляется заявлением. Срок хранения таких документов — 50 или 75 лет в зависимости от даты издания.

На дополнительные отпуска для отдельных категорий работников

Есть и другие виды отпусков, предназначенных для определенных категорий работников. Например, женщины вправе претендовать на отдых по беременности и родам, а после родов — по уходу за ребенком. В этом случае требования законодательства расширены, и срок хранения таких документов составляет 50 лет (или 75, если событие произошло до 2003 года).

ВАЖНО!

Такие меры разработаны для обеспечения защиты прав и интересов граждан. Длительное хранение позволяет со временем разобраться в спорных ситуациях и выявить расхождения при их наличии.

Документы основания

Для составления распоряжения нужно документальное основание. В качестве такого может выступать заявление сотрудника, если он его подает.

Но не всегда работнику нужно писать заявление.

Если в декабре предшествующего года работодатель утвердил график отпусков и ознакомил с его содержанием персонал под роспись, то писать заявление не требуется.

При этом документ основание для составления приказа – это график Т-7.

В таком случае не нужно ждать от сотрудника никаких письменных документом, за 3 дня до даты, указанной в графике, следует оформить распоряжение и провести расчет отпускных с их последующей выплатой. Для расчета отпускных может применяться записка-расчет форма Т-60.

Какую форму заполнять?

Существует унифицированная форма Т-6, применяемая для оформления отпуска одного сотрудника, или Т-6а, если отдыхать отправляется сразу несколько работников.

Организация может использовать типовые формы, которые удобны и правильны.

Однако законодательство давно отменило обязанность по заполнению именно унифицированных кадровых форм документов.

Компания может разработать свои бланки и применять их для оформления.

Единственное – в произвольной форме распоряжения должны присутствовать необходимые реквизиты, имеющиеся в типовом унифицированном бланке.

Как правильно оформить форму Т-6?

Если для оформления ежегодного отпуска работодатель заполняет типовой бланк Т-6, то в нем нужно указать:

  • наименование компании в сокращенном виде;
  • дата заполнения;
  • номер;
  • ФИО работника, должность, табельный номер, подразделение;
  • период работы – рабочий год, за который предоставляется оплачиваемый отдых;
  • в разделе А – продолжительность в календарных днях, дата начала и окончания отдыха;
  • в разделе Б сведения нужно заполнять, если, помимо основного оплачиваемого отпуска, также предоставляется другой вид (например, без сохранения заработной платы или учебный);
  • в разделе В – суммирующиеся сведения из разделов А и Б;
  • подпись директора;
  • подпись работника.

Нумерация

Приказу нужно присвоить уникальный номер в рамках текущего года. Нумерация определяется в момент регистрации распоряжения в журнале.

Номер может включать цифры и буквы, обозначающие содержание документа. Например, приказы, оформляемые в отношении отпусков, могут через дробь или дефис в номер содержать буквы «О» или «ОТ».

Это удобно и позволяет быстро оценить содержание приказа, о чем, только по его номеру.

Нумерация в пределах года должна быть порядковой, номера не должны повторяться.

Дата составления

В качестве даты используется текущий день оформления приказа. Дата составления не должна совпадать с днем ухода в отпуск, конкретные сроки отдыха прописываются в содержании распоряжения.

Составить же приказ нужно заранее, чтобы успеть рассчитать отпускные и выплатить их за 3 дня до ухода сотрудника.

Период работы сотрудника

Каждый рабочий год дает право на 28 дней отпуска (или больше, если положены дополнительные дни).

Рабочий год исчисляется с даты приема в компанию, это не календарные года.

В строку «период работы» нужно вписать рабочий год, за который предоставляется очередной отпуск.

Если работник не успел отработать полный год, то указывается фактическое время с дня трудоустройства в компанию.

Нужна ли печать на распоряжении?

Кадровые приказы не требуют проставления печати. Подписи руководителя достаточно для утверждения распоряжения.

Если же на подпись директора будет поставлена все-таки печать, то это не будет считаться нарушением, и не сделает документ не действительным.

Гарантии сотрудникам в период отдыха

Работники в период творческого отпуска сохраняют за собой:

  • место трудоустройства;
  • занимаемую должность;
  • прежний объем рабочей нагрузки.

Работодатель не имеет права уволить отдыхающего сотрудника или перевести его на другую должность. Исключение – ликвидация учреждения.

К СВЕДЕНИЮ! Даже при конфликте с начальником служащий может не сомневаться в защите своих прав. Если в период ТО будет проведено увольнение, то это будет серьезной ошибкой. Сотрудник может свободно обращаться в Трудовую инспекцию или прокуратуру. Вся доказательная база у него имеется. Большинство дел, связанных с вопросами труда, рассматриваются в сторону сотрудников. Некоторые работодатели, зная о проблематичности увольнения рабочего, пытаются всячески изворачиваться. Некоторые даже ликвидируют предприятие специально для того, чтобы легально обновить штат. Однако учебное заведение – это не фирма-однодневка, и просто так ликвидировать ее невозможно. Поэтому педагог может со спокойной душой уходить на заслуженный отдых.

Каким образом предоставляется ежегодный оплачиваемый отдых?

В соответствии с положениями законодательства РФ полноценным правом на получение отпускных периодов обладают абсолютно все сотрудники, вне зависимости от занимаемой ими должности, а также ряда иных факторов. Такое право возникает у служащих ежегодно. Каждый годовой период работы они обладают возможностью для оформления полноценного отпуска, стандартная продолжительность которого равна 28 календарным дням. Следует отметить, что данная цифра будет применима не ко всем категориям служащих. В частности, действующими нормами устанавливается список особых должностей, работники которых получают удлиненные периоды отдыха. Сюда можно отнести, например, медицинских специалистов, работников педагогической сферы и т.д.

На продолжительность отпуска прямое влияние могут оказывать и различные рабочие факторы. Например, наличие особых условий труда может являться полноценным основанием для удлинения основного отпускного периода. Главное, чтобы сам факт наличия вредных либо опасных условий труда был зафиксирован в официальном порядке. Для этого работодателем проводится особая процедура – специальная оценка условий труда. Именно она помогает выявить все вредные факторы, а также зафиксировать их в официальном порядке.

Следует отметить, что все вышеуказанные правила, относительно предоставления отпускных периодов, распространяются только на те категории сотрудников, которые были трудоустроены в официальном порядке. Официальное трудоустройство при этом подразумевает заключение с новым служащим соответствующего договора, получение им «белой» заработной платы, а также обязательное заполнение трудовой книжки подчиненного. Если же сотрудник исполняет свои обязанности в неофициальном порядке, работодатель вряд ли будет соблюдать установленные законодательством правила относительно предоставления оплачиваемых отпусков.

Необходимо помнить, что законным правом на оформление регулярного отпуска обладают не только основные категории работников, но и некоторые иные служащие. К последним можно отнести следующих специалистов:

  1. Сотрудников, которые исполняют возложенные на них профессиональные обязательства в режиме совместительства. Регулирование работы данной категории граждан осуществляется с помощью положений ТК РФ, а именно – статьёй 287. Там указано, что совместители обладают такими же полноценными трудовыми правами, что и основные сотрудники. Следовательно, каждый год им должен полагаться оплачиваемый отпускной период.
  2. Сотрудников, которые трудятся в условиях сокращенного рабочего дня. Такой режим работы может быть установлен в отношении абсолютно различных категорий служащих. Например, речь может идти о сотрудниках, в работе которых присутствуют опасные или вредные условия труда. В таком случае установление сокращенного режима рабочего времени, прежде всего, направлено на обеспечение максимальной защиты здоровья служащих.
  3. Работников, которые трудятся на дому. В наше время можно встретить достаточно большое количество дистанционных вакансий. Однако принятие на должность «надомника» еще вовсе не означает, что в его отношении работодатель может не соблюдать установленные нормы трудового законодательства. В частности, он также должен регулярно предоставлять отпуск таким подчиненным.

Единственным исключением из вышеуказанного перечня являются работники, с которыми был заключен договор гражданско-правового характера. Именно этой категории граждан отпуск не предоставляется. Дело в том, что регулирование отношений по данному договору осуществляется с помощью действующих норм гражданского законодательства. В них, в свою очередь, не имеется абсолютно никакой информации относительно обязательного предоставления сотрудникам регулярных отпусков.

Учитываются ли выходные дни во время отпуска?

Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях, то при его определении нужно учитывать как рабочие дни, так и выходные. При этом нужно учитывать, что если праздничный день попадает на выходной, то последний переносится на следующий рабочий. Это же правило применимо и к региональным религиозным праздникам.

Кроме этого необходимо помнить, что Правительство своим постановлением имеет право переносить некоторые выходные дни на другие в течение года.

А вот праздничные дни в состав отпуска не включаются и не оплачиваются. Это распространяется как на ежегодный отпуск, так и на дополнительный. Работник может написать заявление на отпуск с началом с праздничного дня — такое не запрещается в ТК. Однако кадровик обычно такой день сразу отбрасывает, начиная отсчет дней с ближайшего рабочего либо выходного.

Компенсация вместо отдыха

В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

Тоже отпуск, но без сохранения з/п

Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.

При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

  • люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
  • пенсионеры по возрасту;
  • участники ВОВ;
  • сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
  • супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.

Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.

Общая информация

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска гарантирует Трудовой Кодекс. Наиболее существенными пунктами являются статьи 93, 114, 115.

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

Стандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

В статье 93 Трудового Кодекса прямо указывается, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, также имеют право на полноценный, оплачиваемый отдых.

Более того, даже для лиц, занятых на сезонных работах, положен отпускной период из расчета два дня за рабочий месяц. Об этом говорится в статьях 291 и 295 ТК.

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

Общая информация

Чтобы сотрудник ушел в отпуск, гарантируемый ему трудовым законодательством и нижестоящими нормативными актами, в делопроизводстве применяют приказы, числящиеся в унифицированном виде в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 №1 .

ВАЖНО. Приказ о предоставлении отпуска работнику выступает в качестве обязательного документа

Ведь им руководствуются в бухгалтерии при расчете суммы, выплачиваемой работнику за дни отпуска, производятся отметки в личной карточке сотрудника формы № Т-2 и в его лицевом счете.

За сколько дней до отпуска издается приказ об отпуске? Оформляется документ заблаговременно, не позднее чем за две недели до дня наступления отпуска.

Этот срок оговорен законодательством с той целью, чтобы работник знал о надвигающемся событии заранее, мог подготовиться к нему.

Лучше не тянуть до последнего и позаботиться об оформлении документа заблаговременно.

Стоит еще упомянуть о том, что расчет с сотрудником производится за три дня до предстоящего отпуска.

Содержание распоряжения о предоставлении отпуска работнику унифицировано, что, однако, не мешает организациям изменять его структуру и утверждать в рамках учреждения самостоятельно. Лишь бы логика приказа не была нарушена. А в остальном же документ открыт для коррекций и изменений .

СПРАВКА. Формы Т-6 и Т-6а различаются из-за литеры «А», которая говорит о групповой направленности приказа. Отсутствие литеры подразумевает то, что приказ составляется на одного человека.

Форма приказа: ее составление и заполнение

Составляется приказ в специализированном структурном подразделении (как правило — в отделе кадров). Ответственность за его разработку возлагается либо на сотрудника этого подразделения, или же на лицо, уполномоченное заниматься кадровыми вопросами.

Во время разработки проекта приказа руководствуются следующими документами:

В состав реквизитов, используемых в унифицированной форме, входят:

  1. ФИО сотрудника.
  2. Табельный номер работника.
  3. Структурное подразделение.
  4. Занимаемую сотрудником должность.
  5. Вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый).
  6. Вид отпуска (дополнительный оплачиваемый).
  7. Период отпуска (с…по).
  8. Продолжительность отпуска (всего в календарных днях).
  9. Дата начала/окончания отпуска (с…по).

Также не стоит забывать и о таком реквизите как «регистрационный номер», проставляемый напротив наименования вида документа.

Регистрируется документ в соответствии с правилами, установленными в конкретной организации.

Подписывается приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск руководителем организации.

С этим документом знакомят работника, после подписи руководителя он должен оставить свою роспись .

ВНИМАНИЕ. Чтобы документ обрел юридическую силу и значимость оттиск печати на нем не требуется

Ведь печать — это средство подтверждения подлинности подписи только в том случае, если документ направляется в стороннюю организацию. Во всех остальных случаях применение печати не целесообразно.

При заполнении формы приказа обращают на себя внимание следующие графы:

Период работы. Под данным словосочетанием подразумевается временной промежуток, который и гарантирует сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск. Подобный промежуток – рабочий год, исчисляющийся с момента устройства в компанию сотрудника.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Продолжительность отпуска регулируется статьями 115 и 120 ТК РФ. Из этих статей можно вывести установленный законом срок отпуска — 28 дней, а также заключит, что верхнего предела не существует. Еще один момент: выходные дни не идут в счет отпуска, а переносятся .

Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска. Обращаясь к статье 116 ТК РФ

важно заметить: лишь обозначенные законом категории сотрудников получают право на дополнительный отпуск. Подробнее об этих категориях можно узнать из вышеназванной статьи.

Суммарная продолжительность отпуска

Указывается количество дней, которое складывается из количества дней основного и дополнительного отпуска (если таковой имеется).

Полагается основной отпуск совместителям или по договору ГПХ?

Работник помимо основного места может быть трудозанят на дополнительных местах работы. Все последующие компании являются местами работы по совместительству. Законодательство устанавливает, что независимо от работы отпуск положен каждому работнику, в том числе и совместителю.

Однако, особенностью данного времени отдыха является, то, что он предоставляется в период отпуска на основном месте, независимо получил ли этот сотрудник право на отпуск у других работодателей.

С физлицами организация может составлять гражданско-правовые договора. Это могут быть договора подряда, оказания услуг и т. д.

Внимание! Если с сотрудником заключается гражданско-правовой трудовой договор (ГПХ), то такие взаимоотношения не дают ему право на предоставление основного оплачиваемого отпуска.

Форма Т-6

Форма действует с 2004 года. Она позволяет оформлять работнику сразу два отпуска, если они следуют друг за другом. В ней появились и дополнительные пункты, которые разграничивают виды отпусков, суммируют их продолжительность.

Здесь можно бесплатно скачать бланк приказа.

В первой части – шапке документа заполняются:

  • Наименование организации. Необходимо наименование, которое указано в учредительных документах.
  • Форма по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации). Этот реквизит может быть проставлен, если используются документы справочных систем или системы документооборота.
  • Форма по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Здесь записывается уникальный код, присвоенный организации Росстатом.
  • Номер документа означает порядковый номер приказа.
  • Дата составления – это число, месяц, год издания приказа.

Вторая часть документа называется содержательной или основной и заполняется по пунктам:

  • ФИО работника записываются полностью, в дательном падеже.
  • Табельный номер – это цифровой код, который присваивается при приёме на работу и сохраняется до увольнения.
  • Структурное подразделение – это отдел, департамент, группа или иной филиал организации. Пишется в именительном падеже. Если работник принят в основной офис или подразделений у организации нет, то реквизит не заполняется.
  • Должность (специальность, профессия) записываются в именительном падеже полностью.
  • Период работы – это 12 месяцев фактической работы сотрудника.

Третья часть приказа – продолжительность отпуска. Разделы А и Б заполняются, если предоставляются два вида отпусков. Если предоставляется только один отпуск, то заполняется соответствующий раздел:

  1. раздел А – это ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Указывается количество календарных дней и даты предоставления;
  2. раздел Б – это ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы или другой. Обязательно нужно указать вид отпуска и продолжительность в календарных днях. Продолжительность можно узнать из нормативно-правового акта, коллективного договора, локального акта;
  3. раздел В – это общая сумма отпускных дней. Здесь указывается сумма ежегодного и дополнительного отпусков.

Четвёртая часть – обязательная, без которой приказ не будет считаться действительным:

  1. Должность, личная подпись и её расшифровка руководителя организации. Руководитель или исполняющее его обязанности лицо ставит собственноручно свою подпись и записывает полностью своё ФИО.
  2. Личная подпись работника. После ознакомления с приказом работник должен расписаться, т.к. и в этом случае документ не будет действовать. Ознакомить работника с приказом необходимо до даты начала отпуска.
  3. Дата составления приказа – это день подписания бумаги руководителем. Записывается в формате день/месяц/год, арабскими цифрами.

Работнику направляется уведомление о начале отпуска. Подробнее об этом читайте тут.

Новые разъяснения чиновников про график отпусков

Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов. В них даны ответы на вопросы, которыми задавались работодатели, составляя график отпусков на 2021 год.

Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785)

Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).

При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.

Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:

  • нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
  • должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).

Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.

В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).

Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.

Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

ШАГ 1: НАПРАВЛЯЕМ ИЗВЕЩЕНИЕ О НАЧАЛЕ ОТПУСКА ИЛИ ПОЛУЧАЕМ ЗАЯВЛЕНИЕ РАБОТНИКА

До сих пор многие кадровики сомневаются, нужно ли работнику писать заявление на отпуск. Давайте разберемся.

Как известно, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (часть первая ст. 123 ТК РФ). Работодатель утверждает график не позднее чем за две недели до начала года, на который он составлен. График утверждается с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (часть первая ст. 123 ТК РФ). После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для работника и работодателя (часть вторая ст. 123 ТК РФ).

Это правило не касается тех категорий работников, которым работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск в удобное для них время. К ним относятся:

  • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (часть четвертая ст. 123 ТК РФ);
  • ветераны боевых действий (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах», в ред. от 19.12.2016);
  • «чернобыльцы» (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС», в ред. от 28.12.2016);
  • работники, супруги которых являются военнослужащими (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», в ред. от 03.04.2017);
  • внешние совместители, которым предоставляется отпуск одновременно с отпуском по основной работе (часть 1 ст. 286 ТК РФ);
  • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» в ред. от 02.07.2013, с изм. от 19.12.2016).

Извещение о начале отпуска

Утвержденной формы извещения о времени начала отпуска нет, поэтому работодателю следует разработать ее самостоятельно. Однако нужно учесть, что в документе должна быть следующая информация:

  • наименование организации;
  • исходящий номер и дата регистрации документа;
  • должность, фамилия и инициалы работника;
  • наименование структурного подразделения;
  • крайние даты предоставляемого ежегодного отпуска;
  • подпись работодателя.

Обратите внимание! Извещение о времени начала отпуска (Пример 1) работник должен получить под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска (часть первая ст. 123 ТК РФ)

По утвержденному графику отпусков секретарь Ильина Н.Б. должна идти в отпуск с 17.06.2017 по 30.06.2017. Ознакомиться под роспись с извещением о времени начала отпуска в этом случае Ильина Н.Б. должна не позднее 02.06.2017.

Если в отпуск идут несколько работников, уведомить их можно одним документом (Пример 2). Следует учесть, что две недели до отпуска — это минимальный срок, можно уведомлять и ранее.

По графику работники идут в отпуск в различные дни июля – с 01.07.2017 по 31.07. 2017. Значит, всех работников, идущих в отпуск в июле, можно уведомить 12 июня. Для тех, кто идет в отпуск 01.07.2017, срок предупреждения будет минимальный, для всех остальных – больше минимального.

Заявление о предоставлении отпуска

Форма заявления о предоставлении отпуска законом также не предусмотрена, поэтому, получив заявление работника, необходимо проверить, присутствуют ли в документе все необходимые реквизиты, а именно:

  • наименование организации-работодателя;
  • должность, фамилия и инициалы руководителя;
  • должность работника и наименование структурного подразделения;
  • фамилия и инициалы работника.

В тексте заявления работник указывает, какой отпуск он просит предоставить (основной или дополнительный), дату начала отпуска и количество дней отпуска.

Работник собственноручно подписывает заявление и проставляет дату. Далее руководитель ставит на заявлении визу согласования.

Чтобы упростить процесс и снизить количество ошибок, организация может разработать бланк заявления – работникам останется только его заполнить. Однако и на заполненном бланке заявления должна стоять собственноручная подпись работника (Пример 5 ).

Заявление о предоставлении ежегодного отпуска нужно подавать заранее. Это позволит руководителю найти замену работнику на время отпуска, а бухгалтерии – рассчитать отпускные, которые должны быть выплачены не позднее, чем за три дня до начала отпуска (часть девятая ст. 136 ТК РФ).

Если работодатель нарушает это требование законодательства, он выплачивает работнику денежную компенсацию (ст. 236 ТК РФ). Чтобы избежать споров, лучше закрепить сроки предоставления таких заявлений в локальном нормативном акте, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка:

Извещения о начале отпуска и заявления о его предоставлении рекомендуем регистрировать в специальном журнале (Пример 6 ). Это позволит избежать споров о дате предоставления заявления.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector